Département des Yvelines - Assistant de Direction F/H

Le Département des Yvelines recrute un Assistant de Direction F/H.  Poste basé à Guyancourt. Au sein de la Direction de l’Autonomie Maison Départementale de l’Autonomie, l’assistant de direction F/H a une mission d’appui auprès de la Direction dans la conduite administrative des missions de la Direction. La direction de l’autonomie est composée de plus de 120 agents qui contribuent à la mise en œuvre de la politique départementale auprès des séniors et personnes en situation de handicap. La direction et ses partenaires rendent plus de 120 000 décisions par an auprès des usagers.L’assistante est l’interface avec les autres directions du Département et avec les différents partenaires institutionnels et associatifs. Coordination du pôle assistantes (5 agents)Articulation et coordination des missions des assistantes et chargées administratives au sein du pôle assistantes : continuité de la mission (remplacement en cas d’absence)Accompagnement des agents du pôle assistantes sur leurs postesDéploiement de process administratifs communs à l’ensemble de la DirectionTenue de réunions de pôle régulièresCollaboration avec la directionSuivi des activités courantesAide à la décisionMission de veille et d’alerteGestion de la boite mail de la DirectriceExécution des missions administrativesAppropriation de la politique départementalePréparation de fonds de dossiers pour la Directrice (relance, rappel des échéances, etc.)Rédaction de courriersGarante des productions écrites (relecture, orthographe, syntaxe, mise en forme, respect de la charte graphique, validation…) avant diffusionCentraliser et organiser les outils de communicationTraitement, classement et archivage des documents administratifs (courriers, conventions, notes PCD, etc.) sous format papier et dématérialisé,Pilotage des rapports et délibération dans l’outil dédié (rappel échéances, vérification de la complétude des pièces, liens avec la DF et la DGA et suivi du work flow)Suivi des courriers, des parapheursAccueil téléphonique et physique des correspondants et visiteurs de la DirectionGestion des fournituresAppui administratif à l’ensemble de la direction (informatique, process, etc.)Gestion de l’agendaGestion particulière de l’agenda de la DirectionOrganisation des réunions et d’instances pour la direction  Gestion de la logistique : réservation de salle, équipements, stationnement, commande traiteur en cas d’évènement etc.Gestion des ressources humainesEn lien avec le SG et la RHSuivi RH de la direction : congés et absences via la calculette, demande de formationRéférente nouveaux arrivants, volet administratif lié aux mouvements des personnelsRéférente « Travel Planet » pour les déplacementsAide sur les outils : Notilus, CalculetteAccès aux applications et dossiers informatiquesMise à jour des organigrammes, des arrêtés de délégation, des tableaux de bord (suivi des effectifs, placing, etc.)